Sistema de Nota: Como Emitir Nota Fiscal de Devolução de Mercadoria?

Quando uma empresa precisa devolver produtos ao fornecedor ou recebe mercadorias de volta de um cliente, é necessário registrar corretamente essa movimentação para evitar divergências fiscais, financeiras e de estoque. A emissão da nota fiscal de devolução exige atenção ao documento original, aos produtos envolvidos, ao CFOP e à tributação da operação. Com um sistema de nota, é possível organizar essas informações e acompanhar a emissão da NF-e. Entretanto, o procedimento muda conforme quem está devolvendo a mercadoria e o tipo de operação realizada. Neste guia, você entenderá quando a nota de devolução é necessária, quem deve emiti-la, quais informações devem ser preenchidas e como realizar o processo, inclusive em situações de devolução parcial.

Para emitir uma nota fiscal de devolução, localize a NF-e original, confirme quem deve emitir o documento, escolha a finalidade adequada, informe os produtos, o CFOP e a chave de acesso da nota anterior. Depois de revisar os tributos, transmita a NF-e à SEFAZ e confira a autorização antes de concluir os ajustes de estoque.

Quando É Necessário Emitir uma Nota Fiscal de Devolução de Mercadoria?

A nota fiscal de devolução é utilizada para documentar o retorno de mercadorias e desfazer, total ou parcialmente, os efeitos de uma operação anterior. Ela pode ser necessária quando um produto apresenta defeito, é entregue incorretamente ou precisa retornar ao fornecedor depois de ter sido recebido pelo comprador.

Na rotina empresarial, algumas situações são bastante comuns.

Devolução de produtos com defeito

Uma loja recebe um lote de equipamentos eletrônicos e identifica que algumas unidades apresentam defeitos.

Após comunicar o problema ao fornecedor e combinar a devolução, a empresa precisa documentar fiscalmente a saída dos produtos que serão enviados de volta.

A nota de devolução deve identificar as mercadorias, as quantidades e a operação original.

Mercadorias entregues incorretamente

Imagine que uma distribuidora tenha solicitado 20 unidades de determinado produto, mas recebeu um modelo diferente daquele que foi comprado.

Se a mercadoria foi recebida e posteriormente será devolvida ao fornecedor, a empresa precisa verificar o procedimento fiscal correspondente.

Nesse caso, a nota deve representar os produtos efetivamente devolvidos, e não necessariamente todos os itens da compra.

Devolução de uma venda realizada ao consumidor

Uma loja vende determinado produto, mas o consumidor retorna ao estabelecimento para realizar uma devolução.

Como o consumidor pessoa física normalmente não está obrigado a emitir documento fiscal, o estabelecimento vendedor pode precisar emitir uma NF-e de entrada para registrar o retorno.

Esse procedimento deve observar a legislação da unidade federada.

Quando a mercadoria não chega a ser recebida

Se o comprador recusa a entrega antes de receber os produtos, a situação é diferente de uma devolução realizada após o recebimento.

Pode ser necessário registrar o retorno por mercadoria não entregue, seguindo as regras fiscais aplicáveis. Portanto, antes de emitir o documento, é fundamental identificar o que realmente aconteceu.

Quem Deve Emitir a Nota Fiscal de Devolução: Comprador ou Vendedor?

A responsabilidade pela emissão depende da operação original e da condição fiscal de quem devolve a mercadoria. Em uma devolução de compra realizada por empresa obrigada a emitir documentos fiscais, normalmente o comprador emite a NF-e de saída. Quando o consumidor não é obrigado a emitir nota, o vendedor pode emitir uma NF-e de entrada.

Quando uma empresa devolve produtos ao fornecedor

Considere uma loja de materiais de construção que comprou mercadorias para revenda.

Depois de receber os produtos, identifica que cinco unidades estão danificadas e precisam retornar ao fornecedor.

O procedimento normalmente envolve:

• Identificar a NF-e de compra original.

• Conferir os produtos que serão devolvidos.

• Emitir uma NF-e de saída com a finalidade correspondente à devolução.

• Informar o fornecedor como destinatário.

• Referenciar a nota fiscal original.

• Acompanhar a autorização do documento.

A emissão deve ocorrer conforme as exigências fiscais aplicáveis, antes da circulação que precise ser acompanhada pelo documento.

Quando um consumidor devolve um produto à loja

Quando o cliente é pessoa física ou outra pessoa não obrigada à emissão de documento fiscal, a responsabilidade normalmente passa ao estabelecimento que recebe a mercadoria de volta.

Nesse caso, pode ser necessária uma nota de entrada.

A Secretaria da Fazenda de São Paulo, em orientação publicada em maio de 2026, esclarece os procedimentos para devoluções realizadas por pessoas não obrigadas a emitir documentos fiscais.

O estabelecimento deve preservar as informações necessárias para relacionar o retorno à venda original e identificar quem realizou a devolução.

Atenção: nem toda empresa com CNPJ segue exatamente o mesmo procedimento. O enquadramento fiscal, a condição de contribuinte e as regras estaduais precisam ser considerados.

Quais Documentos e Informações São Necessários Antes de Emitir a Devolução?

Antes de abrir a emissão no sistema de nota, é importante localizar a nota fiscal original e conferir os dados da operação. A devolução precisa corresponder às mercadorias efetivamente retornadas, com quantidades, valores e informações fiscais compatíveis com o documento que registrou a compra ou a venda.

Tenha a nota fiscal original disponível

O documento de origem é essencial para identificar a movimentação que será desfeita.

Confira principalmente:

• Número e série da NF-e original.

• Chave de acesso de 44 dígitos.

• Data da operação.

• Identificação do fornecedor ou cliente.

• Produtos e respectivas quantidades.

• Valores unitários e totais.

• Descontos, frete e outras despesas, quando existentes.

• Informações tributárias relacionadas aos itens.

Se a empresa possui o XML original, a conferência tende a ser mais precisa, porque ele contém os dados eletrônicos estruturados da operação.

Confirme exatamente quais produtos serão devolvidos

Outro cuidado importante é conferir a movimentação física antes de iniciar a emissão.

Imagine que uma empresa tenha recebido 30 peças de reposição, mas precise devolver somente quatro.

A nota de devolução deve representar as quatro peças que efetivamente retornarão, sem incluir quantidades que permanecerão na empresa.

Também é importante verificar se os códigos, a unidade de medida e a descrição dos produtos correspondem à operação original.

Registre o motivo da devolução

Embora o motivo não determine sozinho o tratamento tributário, ele ajuda a documentar o ocorrido.

A empresa pode manter registros internos como:

• Produto entregue incorretamente.

• Mercadoria com defeito.

• Divergência de quantidade.

• Avaria identificada após o recebimento.

• Devolução comercial acordada entre as partes.

Esse histórico também facilita a conferência da mercadoria, o contato com o fornecedor e a análise de devoluções recorrentes.

Como Emitir Nota Fiscal de Devolução de Mercadoria Passo a Passo?

Para emitir uma NF-e de devolução, a empresa precisa identificar a operação original, selecionar a finalidade fiscal adequada, preencher os participantes, informar os produtos devolvidos, conferir o CFOP e a tributação e referenciar o documento anterior. Depois da transmissão, é necessário confirmar a autorização na SEFAZ.

Os nomes dos menus variam conforme o emissor, mas a lógica geral do procedimento é semelhante.

Localize a nota fiscal que originou a operação

O primeiro passo é consultar a NF-e relacionada à compra ou à venda.

Verifique se o documento foi autorizado e se os produtos informados correspondem às mercadorias que estão sendo devolvidas.

Se o sistema permitir consultar documentos anteriores, utilize essa função para conferir os dados antes de criar a nova nota.

Não utilize apenas o número do pedido como referência fiscal. A NF-e original precisa ser corretamente identificada.

Selecione o tipo de operação e a finalidade da NF-e

Depois de localizar o documento, inicie a emissão correspondente à devolução.

Na NF-e modelo 55, uma devolução comum utiliza a finalidade:

4 — Devolução de mercadoria.

Essa identificação informa ao ambiente autorizador que o documento representa uma devolução, e não uma nova venda.

Também é necessário determinar se o documento será uma nota de entrada ou de saída.

Por exemplo:

• Uma empresa que devolve ao fornecedor uma compra recebida normalmente registra uma saída.

• Uma loja que recebe uma devolução de consumidor não obrigado a emitir nota pode precisar registrar uma entrada.

Existem procedimentos especiais para determinadas operações de retorno ou recusa, que não devem ser tratados automaticamente como uma devolução comum.

Preencha os dados do destinatário e do emitente

A identificação das partes precisa refletir corretamente quem está envolvido na operação.

Em uma devolução de compra emitida pelo comprador, o destinatário normalmente é o fornecedor original.

Confira razão social, CNPJ, Inscrição Estadual, endereço e demais informações exigidas.

Nas situações em que o próprio estabelecimento emite nota de entrada pelo retorno de mercadoria, o preenchimento dos participantes pode seguir regras específicas.

Por isso, não basta inverter os dados da nota de venda sem verificar o procedimento aplicável.

Informe os produtos e as quantidades devolvidas

Adicione somente as mercadorias relacionadas à devolução.

Confira os dados de cada item, incluindo:

• Código e descrição do produto.

• NCM.

• Unidade comercial e tributável, quando aplicável.

• Quantidade devolvida.

• Valor unitário.

• Valor total.

• CFOP de devolução.

O preenchimento precisa manter coerência com a operação original.

Se apenas parte da compra será devolvida, não é adequado reproduzir automaticamente todos os produtos do documento anterior.

Confira os impostos e a classificação fiscal

Esta é uma das etapas que exigem maior atenção.

Em regra, a devolução busca desfazer os efeitos tributários da operação anterior. No caso do ICMS, devem ser observadas as bases de cálculo e alíquotas da operação original, conforme o tratamento fiscal aplicável.

Entretanto, isso não significa copiar indiscriminadamente todos os códigos da nota original.

É necessário verificar o regime tributário do emitente, o CST ou CSOSN aplicável, o IPI, o ICMS-ST e os demais tributos e campos exigidos para a operação.

A orientação da SEFAZ-SP sobre devoluções interestaduais esclarece a necessidade de observar a base de cálculo e a alíquota do ICMS da operação anterior nas situações analisadas.

Empresas optantes pelo Simples Nacional também precisam observar as regras específicas de preenchimento.

Quando houver dúvida sobre a tributação, a parametrização deve ser validada com o responsável fiscal ou contábil.

Informe a chave da NF-e original

A nota fiscal de devolução deve possuir vínculo com a operação que está sendo desfeita.

No campo destinado aos documentos fiscais referenciados, informe a chave de acesso da NF-e original, conforme a situação.

Esse vínculo é importante porque permite identificar qual documento deu origem à devolução.

Nas informações adicionais, também podem ser registrados dados relevantes, como o motivo da devolução e os números dos documentos relacionados, observando as exigências legais.

Transmita a NF-e e confira a autorização

Depois de revisar todos os campos, transmita a nota para a Secretaria da Fazenda por meio do emissor.

O documento pode receber autorização ou apresentar alguma rejeição.

Se for rejeitado, verifique a mensagem retornada, corrija o problema e realize o procedimento adequado de nova transmissão.

A devolução não deve ser considerada fiscalmente concluída apenas porque o documento foi preenchido ou enviado.

É necessário confirmar sua situação e guardar o XML autorizado, o protocolo e o DANFE para as etapas em que forem necessários.

Qual CFOP Utilizar na Nota Fiscal de Devolução de Mercadoria?

O CFOP utilizado depende de a operação representar uma devolução de compra ou de venda, da localização das empresas e da finalidade original da mercadoria. Por isso, não existe um único código válido para todas as devoluções. Uma empresa que devolve produtos comprados para revenda pode utilizar um código diferente daquele usado por uma indústria.

Tabela de CFOPs comuns em devoluções

Os códigos apresentados são exemplos previstos na tabela oficial de CFOPs do Confaz. Sua aplicação depende da operação concreta, inclusive das exceções e classificações específicas previstas na legislação.

Como identificar o CFOP adequado?

Antes de escolher o código, responda a três perguntas:

A empresa está devolvendo uma compra ou recebendo uma venda devolvida? Essa informação diferencia a natureza da movimentação.

A operação é interna ou interestadual? O estado de origem e destino influencia o primeiro dígito do CFOP.

Qual era a finalidade da mercadoria? Produtos destinados à revenda, à industrialização ou submetidos a regimes especiais podem exigir classificações diferentes.

Vale destacar que a tabela oficial também apresenta disposições específicas para operações realizadas por MEI. Portanto, o enquadramento da empresa precisa ser considerado antes da escolha.

Como Emitir uma Nota Fiscal de Devolução Parcial?

A devolução parcial acontece quando somente parte das mercadorias de uma operação retorna ao fornecedor ou vendedor. Nesse caso, a NF-e deve representar apenas os produtos e as quantidades devolvidas, com valores proporcionais aos documentos originais, considerando também os componentes fiscais relacionados aos itens.

Exemplo prático de devolução parcial

Imagine uma loja que recebeu uma compra com as seguintes características:

• Quantidade adquirida: 12 unidades.

• Valor unitário: R$ 50,00.

• Valor total dos produtos: R$ 600,00.

• Quantidade com defeito: 4 unidades.

A empresa não devolverá toda a compra, mas apenas as quatro unidades que apresentaram problema.

Assim, considerando somente o valor das mercadorias e sem descontos ou despesas adicionais, a devolução corresponde a R$ 200,00.

As outras oito unidades permanecem na empresa.

Se o documento original possui descontos, frete, despesas ou valores tributários associados aos produtos devolvidos, esses componentes também precisam ser avaliados de acordo com as regras fiscais aplicáveis.

A operação não deve ser tratada simplesmente como uma nova venda de R$ 200,00 ao fornecedor.

Por que a conferência das quantidades é importante?

Uma devolução parcial registrada incorretamente pode criar diferenças entre os documentos fiscais, a movimentação física e o estoque disponível.

Se quatro unidades forem devolvidas, mas o sistema registrar a saída de seis, o saldo poderá ficar incorreto.

O mesmo cuidado vale para o valor financeiro envolvido, especialmente quando o fornecedor oferece crédito para compras futuras em vez de devolver imediatamente o pagamento.

O procedimento de proporcionalidade também é explicado em orientações oficiais da SEFAZ-SP.

Qual a Diferença Entre Devolução, Cancelamento e Recusa de Mercadoria?

A devolução registra o desfazimento de uma operação anterior, normalmente após o recebimento da mercadoria. O cancelamento desfaz um documento autorizado dentro das condições legais. Já a recusa ocorre quando o destinatário não aceita a entrega, podendo exigir procedimento próprio de retorno.

Cancelamento de nota fiscal

O cancelamento é utilizado quando a NF-e autorizada precisa ser desfeita e atende às condições previstas na legislação.

Em regra, é necessário que a operação não tenha se concretizado mediante circulação da mercadoria.

Os prazos e procedimentos dependem das regras aplicáveis, inclusive das condições estabelecidas pela unidade federada.

Não é correto emitir uma devolução fictícia apenas para substituir um cancelamento que deixou de ser realizado.

Devolução depois do recebimento

Uma mercadoria que foi efetivamente recebida pode ser devolvida posteriormente, conforme as condições da operação.

Imagine uma loja que comprou produtos na segunda-feira e, depois de recebê-los, identificou defeitos na quinta-feira.

O processo normalmente envolve uma nova movimentação fiscal de devolução, relacionada à nota original.

A situação é diferente de cancelar a NF-e de compra emitida pelo fornecedor.

Recusa de entrega

Se o destinatário não recebe a mercadoria, é necessário analisar o procedimento de retorno por não entrega.

Esse cuidado é especialmente importante para distribuidoras e empresas que realizam transporte de produtos entre estabelecimentos.

O Ajuste SINIEF 14/24 do Confaz, com alterações que produziram efeitos em maio de 2026, prevê procedimento específico para recusa total ou não localização do destinatário quando existe operação posterior para destinatário diferente.

Nessa hipótese regulamentada, a NF-e de entrada pode utilizar a finalidade 5 — Nota de crédito, com informações próprias.

Portanto, nem toda mercadoria recusada deve ser registrada automaticamente como uma devolução comum de finalidade 4.

E a carta de correção?

A Carta de Correção Eletrônica permite ajustar determinadas informações de uma NF-e autorizada, mas não é um documento para registrar o retorno físico de mercadorias.

Também não pode ser utilizada para alterar livremente quantidade, valores tributários, partes essenciais da operação ou outros campos vedados.

A escolha entre correção, cancelamento, devolução e retorno depende do que efetivamente ocorreu.

O Que Acontece com o Estoque e o Financeiro Depois da Devolução?

Depois da emissão e autorização da nota fiscal, a empresa ainda precisa conferir os efeitos da operação sobre o estoque, os pagamentos e os registros contábeis. A NF-e documenta a movimentação fiscal, mas não garante, sozinha, que todas as áreas administrativas tenham sido atualizadas corretamente.

Atualização do estoque

O efeito depende do sentido da movimentação.

Quando uma empresa devolve ao fornecedor mercadorias que estavam em seu estoque, é necessário registrar a respectiva saída, evitando que os produtos continuem disponíveis para venda.

Quando a empresa recebe de volta mercadorias que vendeu, deve registrar o recebimento e avaliar o estado físico dos itens.

Um produto devolvido por defeito, por exemplo, não deve necessariamente retornar imediatamente ao estoque disponível para comercialização.

Pode ser necessário direcioná-lo para conferência, garantia ou armazenamento separado.

Ajustes financeiros

A devolução também pode modificar as condições financeiras relacionadas à operação.

Considere uma compra parcelada cuja mercadoria foi parcialmente devolvida.

Dependendo do acordo com o fornecedor, pode acontecer:

• Abatimento de valores em parcelas ainda abertas.

• Restituição de pagamento já realizado.

• Concessão de crédito para compras futuras.

• Substituição de produtos sem restituição imediata.

Esses movimentos precisam ser registrados de acordo com o que foi acordado e efetivamente realizado.

Um cuidado importante é evitar que a devolução gere cobranças duplicadas ou permaneça sem conciliação com os documentos financeiros originais.

Como funciona a devolução para empresas do Simples Nacional?

Para empresas optantes pelo Simples Nacional, a devolução de venda também pode exigir ajuste na apuração da receita.

O artigo 17 da Resolução CGSN nº 140/2018, da Receita Federal, estabelece regras para a dedução de mercadorias devolvidas em período posterior ao da venda, inclusive para valores que ultrapassem a receita do período da devolução.

Existem condições específicas para empresas que utilizam o regime de caixa.

Por isso, é fundamental encaminhar as informações da devolução à contabilidade para que a apuração seja realizada corretamente.

Como um sistema integrado pode facilitar a conferência?

Um sistema de nota integrado aos registros de compras, vendas, estoque e financeiro permite que a empresa trabalhe com informações relacionadas.

Na prática, isso facilita a localização de documentos fiscais, a comparação das quantidades devolvidas e a identificação de pendências financeiras.

A integração, entretanto, depende dos recursos disponíveis no sistema e de cadastros e processos corretamente configurados.

Quais Erros Devem Ser Evitados ao Emitir uma Nota Fiscal de Devolução?

Os problemas mais comuns envolvem a escolha incorreta do CFOP, quantidades diferentes das efetivamente devolvidas, dados tributários incompatíveis e ausência de referência à nota original. Para reduzir rejeições e retrabalho, a empresa deve conferir esses pontos antes de transmitir o documento.

Escolher o CFOP sem verificar a operação original

Utilizar um CFOP de devolução de compra em uma situação que exige registro de entrada referente à devolução de venda pode provocar inconsistências.

O código precisa representar corretamente o tipo de operação.

Informar a quantidade total em uma devolução parcial

Esse erro acontece quando o usuário reaproveita todos os produtos da nota original sem ajustar as quantidades.

Antes da transmissão, confira os itens que realmente estão retornando.

Copiar informações tributárias sem analisar o regime fiscal

A devolução deve considerar a tributação anterior, mas os campos próprios do documento precisam ser preenchidos conforme a legislação e o regime do emitente.

Copiar um CST ou CSOSN sem conferir sua aplicação pode causar erros.

Esquecer a referência ao documento original

A nota de devolução precisa estar corretamente relacionada à operação anterior.

A ausência dessa informação pode comprometer a identificação fiscal da movimentação e, conforme a situação, provocar rejeições.

Não conferir o retorno da SEFAZ

Depois da transmissão, é necessário verificar o resultado.

Caso a nota seja rejeitada, consulte o código e a descrição da rejeição, identifique o problema e corrija os dados responsáveis.

Não altere códigos fiscais aleatoriamente para conseguir a autorização.

Também não gere uma segunda NF-e sem verificar a situação da primeira quando houver dúvida sobre o resultado do envio, pois isso pode causar duplicidade.

Para aprofundar a organização do processo, consulte as orientações sobre emissão de NF-e e acompanhamento do faturamento.

Conclusão

Emitir uma nota fiscal de devolução exige mais do que preencher um novo documento. A empresa precisa identificar corretamente a operação original, conferir os produtos devolvidos, aplicar o CFOP adequado e observar as regras tributárias antes da transmissão.

Depois da autorização, também é importante atualizar o estoque e conferir os efeitos financeiros da movimentação.

Utilizar um sistema de nota que organize informações fiscais e administrativas pode facilitar esse acompanhamento, desde que os cadastros estejam corretos e os procedimentos sejam realizados conforme a legislação aplicável.

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